6 consejos para elegir la sala de videoconferencias adecuada

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22 de marzo de 2022

La videoconferencia es una forma estupenda de mantenerse en contacto con colegas y clientes, independientemente de dónde se encuentre. El mayor reto de adoptar esta tecnología en su organización es elegir la sala adecuada.

Para ayudarte a crear una solución óptima para tu empresa, hemos reunido algunos consejos sobre cómo elegir la mejor sala para tus necesidades de videoconferencias. Si estás pensando en añadir capacidades de videoconferencia a tu empresa, lee esta entrada del blog para conocer 6 consejos clave para elegir la sala adecuada para tu nuevo sistema.

¿Cuáles son los principales factores que determinan la idoneidad de un lugar determinado como sala de videoconferencia? Además de su tamaño y la luz natural disponible, hay muchas otras consideraciones importantes a la hora de buscar posibles emplazamientos.

Requisitos de la sala de conferencias: Empezar por lo básico

Los requisitos más esenciales a la hora de seleccionar una sala de reuniones para videoconferencias son:

Espacio físico: Las salas de videoconferencia suelen estar diseñadas para albergar de 2 a 6 personas por sesión, pero el tamaño ideal variará en función de las necesidades de su organización. Si se organizan conferencias más grandes, se puede utilizar la tecnología de extensión para conectar varias salas.
Iluminación: Las videoconferencias requieren una iluminación amplia y constante, preferiblemente desde arriba. Esto reduce las sombras que pueden aparecer en las pantallas de los participantes.
Sonido: Para garantizar un sonido claro, selecciona una sala acústicamente equilibrada; lo ideal es que tenga un tratamiento en las paredes o en el techo y una alfombra o suelo que absorba el sonido. - Conexión a Internet: No hace falta decir que una sala de videoconferencia debe estar cerca de una conexión a Internet.

Salas de videoconferencias: Ubicación, ubicación, ubicación

Al igual que con cualquier otra decisión empresarial, es importante elegir una ubicación óptima para su sala de videoconferencia. Cada sala tiene sus propias características acústicas, por lo que es importante encontrar un espacio adecuado que tenga el nivel de ruido y la acústica adecuados para la videoconferencia.

Conviene evitar las salas cercanas a ascensores y escaleras, así como las que tienen grandes ventanales, muchas puertas y grandes muebles. Una sala cercana a otros espacios de reunión puede ser un inconveniente, ya que los sonidos y las voces pueden atravesar las paredes, pero una distancia demasiado amplia puede crear un eco y dificultar la comunicación.

Una sala con vistas

Si es posible, intente encontrar una sala con vistas: algo que ofrezca una fuente de luz natural será ideal para las videoconferencias, ya que creará un ambiente menos clínico y hará que los participantes se sientan más relajados. Aunque esto no es esencial para una sala de videoconferencia, puede tener un efecto positivo en la experiencia general.

Si no es posible tener vistas, se puede intentar introducir luz natural a través de tragaluces o grandes ventanas, pero es importante asegurarse de que la fuente de luz no sea demasiado brillante. Si no puedes añadir ventanas, busca una habitación con luz indirecta. Esto creará un ambiente más íntimo y menos deslumbrante.

Determinar el alcance de tu sala de videoconferencias

Antes de empezar a buscar posibles ubicaciones para tu sala de videoconferencia, es importante decidir cuánto puedes y estás dispuesto a gastar en la sala. Esto te ayudará a definir los parámetros de tu búsqueda, desde el tamaño y la distribución general de la sala hasta el tipo de mobiliario e incluso la estética del espacio.

El coste de las salas de videoconferencia varía mucho en función de una serie de factores, como los requisitos de su sistema (por ejemplo, el ancho de banda y el tamaño de la pantalla), la ubicación de la sala y el tipo y la calidad del mobiliario y el equipo que elija. En función de las necesidades de su organización, puede considerar la posibilidad de construir o adaptar una sala ya existente, así como alquilar una sala en un centro o instalación de conferencias.

Encontrar el equipo adecuado para su sala de reuniones

Si pretende que su sala de videoconferencia esté disponible para otros fines, puede considerar equiparla con una rotafolio táctil. Esto le permitirá ocultar la pantalla cuando la sala se utilice para otros fines.

Una pantalla que se puede mover a diferentes posiciones tiene varias ventajas: permite ajustarla a la posición ideal para la videoconferencia, se puede apartar cuando la sala se utiliza para otros fines y también se puede utilizar para mostrar otros contenidos. Si no es posible utilizar una pantalla retráctil, también puedes intentar minimizar el impacto del equipo de videoconferencia colocándolo en un rincón alejado de la sala.

Para todo lo que es comunicaciones, puede contar con marcas como Poly, Logitech, Crestron, Lenovo entre otras.

Requisitos únicos para las distintas salas de una organización

Aunque las salas de videoconferencia se utilizan casi siempre para eventos empresariales, también puedes utilizarlas para sesiones de formación y seminarios web. Dependiendo de sus necesidades organizativas y de la distribución de su edificio, puede querer colocar las salas de videoconferencia en diferentes partes de la oficina. En una empresa grande, es posible que desee colocar salas de videoconferencia en lugares estratégicos de su organización para que sean lo más cómodas posible para los participantes remotos.

Si tu empresa tiene varias oficinas, también deberás tener en cuenta la distancia entre ellas a la hora de decidir dónde colocar las salas de videoconferencia. Si tiene trabajadores remotos, es posible que quiera situar las salas de videoconferencia en lugares estratégicos de su oficina, incluso cerca de los departamentos de TI y RRHH, así como de los equipos de marketing y ventas.

Conclusión

La tecnología de videoconferencias ha avanzado mucho en las últimas décadas y ahora es más accesible que nunca. Aunque muchas organizaciones siguen confiando principalmente en las conferencias telefónicas, otras han empezado a implantar sistemas de videoconferencia. A medida que más empresas reconocen el valor de la comunicación cara a cara, es probable que la videoconferencia se convierta en algo aún más común en un futuro próximo.

Aunque la videoconferencia tiene muchas ventajas, para que su implantación tenga éxito hay que tener muy en cuenta el espacio en el que tendrán lugar las reuniones. Hay que considerar cuidadosamente la disposición de la sala y la ubicación óptima del equipo de videoconferencia para crear un entorno que favorezca una comunicación eficaz.

A la hora de seleccionar un espacio, asegúrate de tener en cuenta el tamaño de la sala, las fuentes de luz existentes y las características del sonido. Además, es importante considerar la ubicación de la sala en relación con otras oficinas y departamentos de la organización.