Una sala de reuniones no se define solo por la tecnología que tiene instalada. Se define por cómo las personas la usan, cómo interactúan con quienes participan de forma remota y qué tan simple resulta iniciar una reunión, compartir contenido y colaborar.

Con este enfoque, trabajamos junto a Grupo Ayudín en el diseño e implementación de dos nuevos espacios de colaboración en sus oficinas: una sala de reuniones mediana y una sala de directorio.

Dos espacios con dimensiones, dinámicas y necesidades diferentes que requerían soluciones pensadas específicamente para cada entorno.

El desafío: modernizar la experiencia de reunión

Más allá de renovar el equipamiento, Grupo Ayudín tenía un objetivo claro: actualizar tecnológicamente sus salas de reuniones.

La tecnología existente había quedado obsoleta frente a las necesidades actuales de colaboración. Muchas de las funciones requerían configuraciones manuales, el inicio de las reuniones demandaba más tiempo y la experiencia de uso ya no acompañaba la dinámica de trabajo de la organización.

La necesidad era contar con espacios más ágiles, intuitivos y preparados para el trabajo híbrido, donde iniciar una reunión, compartir contenido y colaborar fuera un proceso simple y natural para cualquier usuario.

Con ese desafío en mente, el proyecto comenzó mucho antes de la instalación de los equipos.

El primer paso fue entender cómo se utilizaría cada sala: el modo de tomar decisiones, su forma de colaborar, el uso que se les quería dar, la cantidad de participantes por sala aproximado, la distribución de las mesas y las dimensiones de los espacios.

Para lograrlo, nuestros equipos Comercial, Preventa y Técnico trabajaron de manera conjunta durante las diferentes etapas del proyecto.

Desde el primer contacto con el cliente, el relevamiento inicial y el diseño de la solución hasta la instalación, configuración y puesta en marcha, cada área aportó su experiencia para transformar las necesidades de Grupo Ayudín en espacios funcionales, modernos y preparados para el uso diario.

Dos salas, dos necesidades diferentes

Aunque ambas salas debían estar preparadas para la colaboración híbrida, cada espacio presentaba desafíos particulares.

Por eso, la solución tecnológica no fue replicada de una sala a otra. Cada entorno fue diseñado teniendo en cuenta sus dimensiones, la distribución de los participantes y la forma en la que se desarrollarían las reuniones.

Sala mediana: una experiencia simple para las reuniones del día a día

Para la sala de reuniones mediana diseñamos una solución orientada a simplificar la experiencia de los equipos y facilitar la colaboración cotidiana.

El espacio incorporó una barra de videoconferencia Poly Studio X52, integrando las capacidades de video y audio necesarias para acompañar las dimensiones de la sala.

La solución se complementa con una consola de control sobre la mesa, permitiendo gestionar las reuniones desde un punto central y accesible para los participantes.

Además, se integró tecnología de visualización Samsung para acompañar la presentación de contenido y la participación de usuarios remotos.

El resultado fue una sala preparada para iniciar reuniones de forma simple, compartir contenido y mantener una experiencia de colaboración fluida.

Sala de directorio: una solución adaptada a un espacio de mayor escala

La sala de directorio presentaba un desafío diferente.

Las dimensiones del espacio y la extensión de la mesa requerían una solución capaz de acompañar a múltiples participantes distribuidos en diferentes posiciones.

Para este entorno se implementó una barra de videoconferencia Poly Studio X70, acompañada por una consola de control sobre la mesa.

Además, se incorporaron micrófonos de extensión para ampliar la cobertura de audio a lo largo de la mesa y acompañar la dinámica propia de las reuniones de directorio.

La solución se completó con pantallas profesionales y tecnología interactiva Samsung, integrando visualización y colaboración dentro del espacio.

Cada componente fue seleccionado y ubicado de acuerdo con las características de la sala y las necesidades de sus usuarios. Suelen ser reuniones más extensas, con mayor cantidad de colaboradores tanto de forma presencial como remota, y a su vez un espacio donde se le da gran importancia a la toma de decisiones.

Tecnología integrada a la forma de trabajar

La tecnología fue seleccionada como parte de una solución integral, considerando la experiencia de uso y las características de cada espacio.

Porque una sala mediana y una sala de directorio no necesariamente necesitan la misma tecnología.

Diseñar una solución implica entender primero cuáles son los desafíos que presentan los espacios y cómo y para qué se va a utilizar, a partir de ahí, definir qué herramientas pueden acompañar mejor esa experiencia.

Para el desarrollo del proyecto trabajamos junto a HP Poly y Samsung, integrando soluciones de videocolaboración, audio, control y visualización.

Un proyecto que involucró a todo nuestro equipo

Detrás del resultado hubo un trabajo coordinado entre diferentes áreas de Newtech Group.

El equipo Comercial acompañó la necesidad inicial y el vínculo con el cliente. Preventa trabajó en el diseño y definición de la solución tecnológica. Y nuestro equipo técnico llevó adelante la implementación y puesta en funcionamiento de los espacios.

Este trabajo conjunto permitió acompañar el proyecto de principio a fin y asegurar que el resultado final respondiera a lo esperado.

Porque detrás de cada sala hay relevamiento, diseño, coordinación, instalación y muchas decisiones que hacen que la tecnología funcione como parte del espacio.

La confianza de un partner tecnológico

Para Grupo Ayudín, la elección del proveedor también fue una parte importante del proyecto.

Carlos Baldracchi, Líder de Servicios a Usuarios, destacó que decidieron trabajar con Newtech porque "era uno de los pocos proveedores que se dedicaban exclusivamente a instalar salas de reuniones", un diferencial que les brindó confianza desde el inicio.

Además, resaltó el acompañamiento recibido durante todo el proceso:

"En Newtech encontramos un partner tecnológico que ayudó a concretar este proyecto con éxito."

Ese enfoque consultivo, sumado al trabajo coordinado entre nuestros equipos Comercial, Preventa y Técnico, permitió llevar adelante una implementación alineada con las necesidades del cliente y los objetivos planteados desde el comienzo.

El resultado: una nueva forma de reunirse

Hoy, Grupo Ayudín cuenta con dos salas diseñadas de acuerdo con las necesidades específicas de sus equipos.

Una sala mediana preparada para acompañar reuniones ágiles y la colaboración cotidiana.

Y una sala de directorio con una solución adaptada a un espacio de mayores dimensiones y a una dinámica de reunión diferente.

Pero el cambio va más allá de la incorporación de nueva tecnología.

La actualización permitió dejar atrás procesos manuales y simplificar la experiencia de uso, logrando reuniones que comienzan más rápido, con una operación intuitiva y una tecnología que acompaña la forma de trabajar de las personas.

Dos salas. Dos necesidades. Una solución pensada para cada espacio.

Agradecemos a Grupo Ayudín por confiar en Newtech Group para acompañarlos en este proyecto y permitirnos ser parte de la transformación de sus espacios de colaboración.

En Newtech diseñamos e implementamos salas de reuniones pensando en cómo las personas realmente trabajan, se comunican y colaboran.

¿Estás pensando en modernizar tus salas de reuniones? Hablemos de la solución correcta para tu espacio.