Checklist: 7 tips para tener tu sala lista para una reunión exitosa

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27 de octubre de 2021

Al igual que con la creación de una agenda de reunión y una invitación con anticipación al encuentro, las empresas deben preparar las salas de reuniones con todo el equipo necesario para comenzar a tiempo y transcurrir sin inconvenientes

Para asegurarse de que cumple con todo, le recomendamos que cree una lista de verificación del equipo de la sala de reuniones. De esa manera, se asegurará de que puede lograr los máximos resultados y limitar sus preocupaciones sobre la eficacia de aquellos encuentros.

Comience con los conceptos básicos del equipamiento de la sala

Dependiendo del tipo de reunión, se necesitan diferentes tipos de equipos. En algunos casos, es posible que requiera que su personal traiga sus propios materiales y, si esa es la situación, debe notificarlos en las invitaciones a la reunión.

De lo contrario, la empresa debe asegurarse de que están considerando todos los suministros necesarios para que el personal se asegure de que todos los participantes tengan lo que necesitan para una reunión exitosa.

Si está utilizando salas de reuniones pequeñas o le gusta incorporar reuniones de pie, estas salas deben estar equipadas en consecuencia. Para reuniones y conferencias regulares que incluyen a una gran cantidad de personas, lo más probable es que requieran más equipos.

Entonces, ¿cuáles son las principales necesidades de sus salas de conferencias?

7 tips para tener tu sala lista para una reunión exitosa

1. Pizarras

Es posible que necesites hacer algunas notas o imágenes en una pizarra para ayudar a explicar un tema con más detalle. Pueden ser digitales o para utilizar con bolígrafos.

2. Las sillas y la mesa adecuada.

¿Es la mesa demasiado grande para que las reuniones se sientan íntimas? ¿Las sillas son adecuadas para que los asistentes puedan concentrarse en la presentación?

3. Proyector y ventana de visualización adecuados.

Eche un vistazo a la sala en la que está organizando la reunión y asegúrese de tener el equipo adecuado y necesario. Pequeños detalles de enorme importancia.

4. Cables.

Almacénelos en la sala de reuniones de antemano o asegúrese de adquirir y traer los correctos a la reunión. Es posible que incluso desee probar sus cables con anticipación para asegurarse de que en la reunión no se encuentre con ningún problema de conectividad.

5. Equipo de A / V en funcionamiento.

Si su presentación requiere audio, también querrá preparar ese equipo con anticipación. Asegúrese de que los altavoces funcionen correctamente y de que tenga las conexiones adecuadas para ellos.

6. Equipos de audio o videoconferencia.

¿Su equipo está distribuido o tiene asistentes que llegan virtualmente o por teléfono? Asegúrese de que el equipo de conferencias esté configurado de antemano para que nadie se pierda partes importantes de la reunión.

7. Una cafetera y / o agua caliente para el té.

Los asistentes deben estar alerta y concentrados para la reunión, ¡asegúrese de tener lo que necesitan para prestar atención!

Hay muchas formas en que las reuniones pueden descarrilarse y terminar siendo improductivas o poco dinámicas.

Por lo tanto, asegúrese de disponer de las mejores condiciones. Una reunión que no tiene que esperar por un equipo insuficiente tiene muchas más posibilidades de ser productiva. Comience con una lista de verificación del equipo de la sala de conferencias y estará mucho más preparado para el éxito.