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3 Consejos para comenzar a utilizar videoconferencias

Durante años, los expertos han debatido sobre el potencial del video como la nueva forma central de comunicación. El video añade una capa adicional de profundidad a la conexión humana en un mundo digital y es una de las alternativas más cercanas a la comunicación cara a cara.

Aunque muchas organizaciones ya venían explorando el uso del video, el 2020 marcó un punto de inflexión significativo para este medio.

Alrededor del 30% de las organizaciones a nivel mundial comenzaron a utilizar soluciones de videoconferencia por primera vez durante la pandemia. Además, cerca del 66% de los ejecutivos consideran hoy a las videoconferencias como una parte crucial de la comunicación diaria.

¿Por qué adoptar la comunicación por videoconferencia?

Actualmente, sabemos que una comunicación efectiva es clave para el éxito en cualquier entorno empresarial. La cantidad de herramientas disponibles para que los empleados se mantengan conectados sigue creciendo, desde correos electrónicos hasta soluciones de mensajería instantánea.

Sin embargo, en la era del trabajo remoto, algunos métodos de comunicación son más efectivos que otros. Por ejemplo, cuando un empleado promedio recibe 94 emails al día, es fácil que se pierdan mensajes importantes.

En esta nueva era de trabajo híbrido, la videoconferencia es una de las mejores formas de mantener interacciones cercanas que imitan las conversaciones presenciales. Según estudios, los empleados mejoran su desempeño hasta en un 67% cuando reciben información visual junto con audio o texto, lo que convierte al video en una herramienta mucho más atractiva para asignar tareas.

Además, las personas absorben información hasta un 7% más rápido a través de formatos audiovisuales.

3 consejos para usar videoconferencias

1. Establecer pautas de comunicación

Primero, proporciona a tus empleados una guía sobre cómo deben comunicarse. Una cultura que prioriza el video no significa usarlo para cada mensaje o reunión, pero sí que muchas veces debe ser la primera opción antes que una llamada de audio.

Ofrece a tu equipo consejos sobre cómo utilizar las soluciones de videoconferencia. Por ejemplo, si solo quieren avisar que están por terminar un proyecto, un mensaje rápido será suficiente. Pero si necesitan discutir avances o detalles, es mejor pasar a una videollamada.

➔ Qué herramientas de video utilizar: Mantener a todos en una misma plataforma facilita la comunicación. Informa a tu equipo qué soluciones son seguras, como cuentas de Microsoft Teams.

➔ Implementación del hardware adecuado: Asegúrate de que todos cuenten con cámaras y micrófonos apropiados para participar sin inconvenientes.

➔ Buenas prácticas: Capacita al equipo sobre cómo compartir pantalla, usar VPNs y aprovechar al máximo las funciones de las herramientas.

Además, considera cómo integrar el video de forma fluida con las plataformas existentes para que se convierta en una parte natural del día a día.

2. Usa el video de manera habitual

Cuando se implementa algo nuevo en la cultura de la empresa, la práctica es fundamental. Cuanto más utilice tu equipo el video para colaborar, más cómodo se sentirá. Fomenta el uso regular de las videollamadas y brinda apoyo a quienes lo necesiten.

Programa videollamadas frecuentes para hacer seguimiento y analizar resultados. Asegúrate de que los líderes den el ejemplo usando video en lugar de llamadas de audio.

Monitorea la adopción y pide feedback constante para mejorar la experiencia y detectar áreas de mejora.

3. Protege tu negocio y a tus clientes

Si usas videoconferencias para la mayoría de tus actividades, es crucial garantizar la seguridad de la información transmitida. Implementa estrategias de privacidad, cifrado y cumplimiento normativo para proteger cada reunión.

Las reuniones virtuales son cada vez más importantes, ya que permiten recuperar la expresión facial y el lenguaje corporal sin importar la ubicación. Pero para adoptar un enfoque "video first", necesitas una estrategia adecuada. El futuro es el video: asegúrate de que tu equipo esté preparado.

Potencia el trabajo en equipo con espacios de colaboración modernos

La implementación del video no solo depende del software y hardware, sino también de crear el entorno adecuado. Los espacios de colaboración bien diseñados fomentan reuniones espontáneas, comunicación fluida y creatividad, integrando tecnología, flexibilidad y confort para equipos presenciales o remotos.

Al combinar soluciones avanzadas de video con espacios de colaboración optimizados, tu empresa puede mejorar la productividad, el compromiso y facilitar modelos de trabajo híbrido.

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