Los beneficios de las nuevas tecnologías

Estas son algunas formas en que las herramientas audiovisuales adecuadas impactarán positivamente a los usuarios en tu organización:

1. Las reuniones serán más cortas

Una de las quejas más comunes de los trabajadores sobre las reuniones es que son demasiado largas. Y aunque la tecnología no puede evitar que tus colegas hablen de sus mascotas, sí puede acortar las reuniones ayudando a que comiencen a tiempo. Un estudio muestra que más de un tercio de las reuniones comienza en promedio 15 minutos tarde. Muchas veces, las reuniones se retrasan porque los organizadores y participantes pierden tiempo conectándose a las pantallas, resolviendo por qué los participantes remotos no pueden escuchar o ser escuchados, etc. Esto suele deberse a sistemas obsoletos o complejos. Invertir en equipos de videoconferencia intuitivos garantiza configuraciones más rápidas, conectividad fluida y menos interrupciones técnicas.

2. Los empleados trabajarán de manera más eficiente

Las tecnologías de colaboración que permiten compartir contenido como presentaciones, enlaces e imágenes durante la reunión evitan perder tiempo usando herramientas menos eficientes como correos electrónicos o aplicaciones de notas. Con herramientas de compartición de contenido que funcionan con los dispositivos de los participantes, la información se visualiza en el contexto de la reunión, reduciendo la necesidad de explicaciones o seguimientos posteriores. Una reunión rápida para compartir y presentar ahorrará más tiempo que enviar la información por correo y luego recibir llamadas para aclaraciones.

3. Los trabajadores podrán concentrarse

Muchas oficinas actuales tienen planes abiertos o cubículos. Aunque los empleados tengan teléfonos en sus escritorios, puede ser difícil hacer una llamada confidencial o mantener una conversación tranquila. Los trabajadores buscan espacios que les permitan concentrarse sin distracciones y comunicarse en el entorno adecuado. Los espacios de colaboración bien equipados permiten que quienes necesiten colaborar tengan el espacio y las herramientas para hacerlo, mientras que otros pueden enfocarse en su trabajo.

4. Los usuarios de las salas de reuniones serán más autosuficientes

Es probable que tu equipo de TI reciba llamadas de emergencia cuando los usuarios intentan iniciar una reunión importante y no logran conectar o poner en marcha el equipo. Al equipar las salas con herramientas fáciles de usar, con controles e interfaces intuitivas, los empleados tendrán menos problemas. Usar tecnologías sencillas, como soluciones de control unificado que combinen capacidades (audio y video, por ejemplo), no solo ahorra tiempo, sino que también reduce la carga del equipo de TI.

5. A los empleados podrían gustarles las reuniones

Un efecto colateral de equipar las salas de reuniones con soluciones simples y adaptadas es que las reuniones serán más atractivas. Cuando los participantes ya no pierden tiempo mientras alguien configura el equipo, dejarán de temer las reuniones. Además, disfrutarán más de la colaboración porque será más visual, y todos podrán ver y escuchar con claridad. Los usuarios aprovecharán los espacios colaborativos porque podrán comenzar a trabajar de manera rápida y sencilla. Las reuniones serán más interesantes porque todos podrán interactuar y compartir información cuando lo deseen.

Cuando busques soluciones y equipos para salas de reuniones, es fácil perderse entre la gran cantidad de opciones. Existen muchas herramientas de colaboración disponibles y puede ser difícil saber cuál será la mejor inversión.