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Cómo mantener una sala de reuniones segura en tiempos de covid-19

La forma en que nos acercamos al lugar de trabajo moderno ha cambiado significativamente desde los eventos del 2020.

Cuando ocurrió la pandemia, los centros de contacto se cerraron por temor a tener demasiadas personas en la misma habitación. Los espacios reducidos de oficinas de repente se volvieron más dispersos, con particiones para separar los escritorios en un entorno "abierto".

La sala de reuniones es sólo uno de los muchos paisajes que cambiaron y volverán a cambiar, a medida que comenzamos nuestra lenta transición de regreso a la vida de la oficina. Antes de COVID-19, los conceptos como “salas de reuniones pequeñas”, con más personas trabajando juntas en espacios pequeños, estaban ganando popularidad. Ahora, la demanda será de espacios más amplios, preparados para apoyar el distanciamiento social y reducir la necesidad de contacto.

Mantener la sala de reuniones segura: espacios más grandes e inteligentes

El primer paso, y quizás el más importante, es el espacio. Durante la pandemia, todos aprendimos a poner más espacio entre nosotros y nuestros amigos, seres queridos y colegas. A medida que comience el regreso a la oficina, esta necesidad de espacio continuará. Como resultado, las empresas necesitarán acceso a kits de sala de reuniones plug-and-play que pueden convertir cualquier sala en una oficina.

Estos kits de reuniones no sólo deberán ser lo suficientemente simples como para adaptarse a cualquier entorno, sino que también deberán tener la tecnología adecuada para permitir mejores conexiones y más claras. La tecnología de micrófono virtual que puede captar voces de toda una habitación y cámaras de gran angular para capturar espacios más amplios, será esencial.

En el futuro, la demanda de inteligencia en los entornos de las salas de reuniones también crecerá. Las cámaras equipadas con algoritmos de inteligencia artificial que pueden detectar y encuadrar rostros automáticamente serán vitales aquí, lo que permitirá a los usuarios mantener el enfoque en cualquier lugar de la habitación.

Tecnología en micrófonos que puede bloquear simultáneamente el ruido externo y las distracciones, pero centrarse en las voces humanas será imprescindible. Los empleados que trabajan en una sesión de sala de reuniones más grande deben sentirse como si estuvieran sentados uno al lado del otro, con sus colegas internos y remotos.

¿Qué podemos hacer entonces?

Llevar la inteligencia a la sala de reuniones podría ser un paso particularmente importante a medida que avanzamos hacia la era posterior a la pandemia. Las barras de sala de reuniones y las cámaras de videoconferencias inteligentes pueden encenderse automáticamente cuando un sensor detecta movimiento en la sala, lo que reduce la necesidad de un toque físico durante la configuración. Algunas cámaras incluso pueden detectar la atmósfera en una habitación, evaluando cosas como el flujo de aire, la temperatura e incluso cuántas personas están presentes.

La tecnología inteligente también allana el camino para entornos de salas de reuniones sin contacto. Con asistentes inteligentes que pueden responder a la voz humana, los usuarios pueden configurar una reunión en segundos, sin tener que tocar nada en un espacio compartido. Los asistentes también pueden usar comandos de voz para acercar a un participante en una reunión o mostrar documentos de la reunión sin necesidad de tocar.

4 elementos que podríamos incluir para espacios más seguros:

1. Tecnología BYOD:

Dar a sus usuarios la libertad de traer sus propios dispositivos a la reunión puede ser una excelente manera de mantener a todos a salvo. Al compartir contenido e información, los usuarios pueden usar sus propias computadoras portátiles y teléfonos inteligentes, en lugar de tener que acceder a una herramienta compartida.
Sistemas sin contacto: los sistemas sin contacto que permiten a los usuarios interactuar con los sistemas a través de gestos o voz reducirán la necesidad de limpieza entre sesiones y mantendrán los espacios lo más higiénicos posible.

2. Sensores de IoT:

Los sensores conectados por Internet de las cosas podrán recopilar información sobre la cantidad de personas en una habitación, su temperatura e incluso la frecuencia con la que se utilizan las salas de reuniones. Esto facilitará que las empresas programen sesiones de limpieza para las habitaciones y establezcan políticas sobre cómo reunirse de manera segura.

3. Recopilación de datos:

Las herramientas para la recopilación de datos serán fundamentales en el futuro. Cuanta más información pueda recopilar una empresa sobre sus reuniones híbridas, más inteligentes serán las decisiones futuras sobre la sala de reuniones. Las herramientas que se integran con los servicios de análisis y los sistemas de aprendizaje automático podrían ser extremadamente valiosas

4. Traiga su propia reunión:

Para las personas que desean comenzar a trabajar en un espacio de reunión para varios equipos o empresas, llevar su propia reunión podría ser ideal. Esto permitirá a las personas simplemente iniciar sesión en el sistema de reuniones de su elección, con el hardware que está disponible actualmente en la sala.

¿Su sala de reuniones está preparada para la seguridad en la era posterior a la pandemia?

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