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Equipar con conocimiento: por qué es importante entender la tecnología (y no solo comprarla)

Ya es sabido que la transformación digital toca las puertas en el universo del trabajo y las empresas (sea cual sea el rubro) buscan seguirle la corriente, equiparse y aggiornarse a este envión tecnológico.

Este incentivo no está nada mal, pero muchas veces pasa que, el afán de no quedarse atrás, la urgencia de nuevas soluciones y la necesidad imperiosa de ser parte, promueve a las empresas a encarar sus procesos de adopción de tecnología de manera rápida, desinformada y hasta poco consciente.

“Compro tecnología, luego existo” o “Cuanto más, mejor”, suelen ser concepciones erróneas a la hora de incorporar dispositivos, y aquí viene la cuestión. No es lo mismo equiparse que brindar soluciones sacando el mayor rédito de los dispositivos adquiridos. Es decir, las innovaciones tecnológicas, por sí solas, no generan un verdadero cambio. Estas deberán ir de la mano de procesos y, sobre todo, personas.

“Cada vez que hablamos de alguna transformación o cambio que lleve a lograr los objetivos de una organización, se incluyen tres componentes claves que incluye: Procesos, Tecnología y Personas” explica Gabriel Gordon, Digital Workplace Lead de Newtech, compañía que acompaña a las marcas a no solo equiparse sino más bien a aprender sobre las tecnologías y la mejor adopción a sus espacios.

Equiparse vs capacitarse

A la hora de hablar de equipamiento nacen dos concepciones que permiten comprender la gran diferencia que existe entre equiparse y capacitarse en hardware: Project Management y Change Management.

Teniendo en cuenta los tres componentes mencionados anteriormente, Gordon los distingue y comparte que, en el caso del primero, el foco está más puesto sobre la tecnología ya sea el proyecto de implementación de una nueva aplicación, un nuevo sistema de gestión, dispositivos, entre otros, por ejemplo. Se trata de la planificación, el seguimiento y la gestión de las tareas de un objetivo tangible y mensurable de implementación de tecnología, ya sea vinculada a hardware como a servicios.

En el caso del segundo, el foco está en las personas, las que están impactadas directamente por los cambios que los proyectos traen aparejados. “Esto último viene con dudas, ansiedad, resistencia o aceptación por parte de la gente que está involucrada. Requiere mucha comunicación de qué cambia y qué no, que se espera de las personas, que implica el cambio desde el punto de vista de las actividades que los colaboradores van a tener que hacer”, se explaya Gordon.

Esta distinción marca entonces que en el Project Management el éxito está dado por la implementación finalizada del proyecto, tiene un cierre, fechas específicas, presupuesto definido, guías y requerimientos técnicos. En el caso de Change Management, existe una etapa adicional que no tiene un fin definido y es el del refuerzo del cambio. “Suele verse más difícil al tener que acompañar a cada individuo de la organización. Y se mide por la velocidad de adopción, utilización final de los colaboradores y competencia en el uso”, aclara el experto.

Vale aclarar que ambas disciplinas deben ejecutarse a la vez, apoyándose y apalancándose mutuamente, para lograr la adecuada y exitosa implementación de cualquier cambio.

La distinción entre ambos permite comprender mejor por qué no es lo mismo equiparse que capacitarse. “El hardware dejó de ser la solución a los problemas de tecnología. Hoy en día la mayoría de los problemas de integración de tecnología se resuelven desde los servicios y no desde la incorporación de hardware”, detalla Manuel Viskovic, líder de servicios de Newtech empresa que acompaña estos procesos.

Por su parte, Gordon agrega que para que el impacto sea máximo, “las personas que utilizan e interactúan este hardware o los sistemas, deben adoptar estos nuevos dispositivos, ya que, poder hacerlo rápido, permite un mejor retorno de la inversión a la organización y mayor agilidad individual”. 

Su buen manejo generará, a su vez, que los espacios colaborativos de reuniones híbridas se vuelvan más efectivas y perfectas con la combinación de sistemas como Microsoft Teams. Esta plataforma -junto al conocimiento de los aparatos- producirá reuniones más inteligentes ya que ofrece una experiencia fluida, escalable y segura en dispositivos móviles, de escritorio y salas de reuniones.

Su apertura hacia ellos facilitan los caminos para realizar transiciones sencillas y vivir experiencias compartidas de audio y vídeo de alta calidad en cualquier dispositivo y espacio. Por último, su propuesta incluye sistemas fiables, de gestión y actualizados que garantizan que las reuniones funcionen y se combina con dispositivos inteligentes que dan voz a todos, estén donde estén.

De esta manera, el aprendizaje de todo el equipo mejora la productividad y, si logran que el uso sea con una competencia alta, el éxito del cambio y el impacto en la organización serán más positivos.

El para qué del integrador

En esta nueva incorporación y capacitación en hardware que las empresas incorporan aparece el rol del integrador de tecnología. Su papel es fundamental para que las empresas no solo no gasten de más (y sufran múltiples efectos negativos), sino que puedan conocer bien qué, cuánto, cómo y dónde localizar esas nuevas tecnologías.

Sin educación, no hay adopción. Las consecuencias pueden ser muy grandes si no se elige educar y capacitarse en la materia. Viskovic comparte que usualmente derivan en “supuestos errores de los sistemas” y agrega que, a nivel empresa, se traduce en “horas de los equipos de IT que brindan asistencia, tickets de soporte y malestar en el (mal) uso de las herramientas tecnológicas”.

Por otra parte, Gordon aclara que otro de los riesgos es la baja adopción de las nuevas aplicaciones, sistemas o dispositivos hace que las personas no puedan colaborar en forma eficiente. “Esto incentiva a preferir seguir haciendo las cosas como antes, perdiéndose el valor de la nueva inversión y, en definitiva, la transformación que la organización está buscando”.

Es justamente para evitar estas consecuencias que los integradores de tecnologías toman el liderazgo buscan asegurar que se tomen las decisiones adecuadas en la selección de la infraestructura disponible y la tecnología a integrar.

Así es como empresas como Newtech buscan generar conciencia para que las organizaciones sepan que los sistemas no son infalibles o ilimitados sino que siempre tienen un método de uso y cubren determinadas necesidades. Además, reafirmar una vez más que el conocimiento es un eslabón fundamental para el uso correcto, en su medida justa y, siempre, a favor de la transformación.

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