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Videoconferencia: Un salvavidas moderno para las empresas

Las empresas actuales se adaptan constantemente a las nuevas tendencias y tecnologías para seguir siendo competitivas y relevantes. Un número cada vez mayor de empresas está adoptando las comunicaciones por vídeo como forma de agilizar las operaciones, reducir los costes operativos y aumentar la productividad.

La videoconferencia no sólo es útil para las grandes empresas con oficinas en todo el mundo, las pequeñas empresas también pueden beneficiarse de esta tecnología. De hecho, las pequeñas y medianas empresas (PYMES) son algunos de los principales usuarios de esta tecnología hoy en día.

¿Qué es la videoconferencia?

La videoconferencia (VC) es un tipo de reunión en línea que utiliza una o más pantallas de vídeo para que personas situadas en diferentes lugares puedan ver y hablar entre sí. Al conectar a las personas a través de vídeo en directo y sincrónico, la videoconferencia facilita que las personas colaboren como si estuvieran en el mismo lugar, sin importar dónde se encuentren.

Empleados de distintas oficinas, clientes, proveedores y otros participantes pueden unirse a una videoconferencia a través de ordenadores en red, dispositivos móviles, salas de conferencias u otros sistemas de videoconferencia. La videoconferencia es diferente de la conferencia web, que es un tipo de reunión en línea que sólo utiliza pantallas de ordenador y otros dispositivos para compartir información, como documentos y presentaciones.

La videoconferencia tampoco es lo mismo que las llamadas VoIP (Voice over Internet Protocol), que es un tipo de comunicación que utiliza una conexión a Internet para transmitir tanto voz como datos.

Tipos de videoconferencia

Existen varios tipos de videoconferencia, cada uno con sus propias ventajas e inconvenientes. A continuación te presentamos algunos de los tipos de videoconferencia más comunes:

Videoconferencia tradicional - Este es el tipo más común de videoconferencia. Utiliza un sistema de videoconferencia dedicado con una conexión a Internet de alta velocidad. Es el tipo de videoconferencia más fiable, pero también es el más caro.

Videoconferencia Hosted: se trata de una solución de videoconferencia basada en la nube que permite organizar videoconferencias con participantes que utilizan sus propios dispositivos. Es una solución rentable que sólo requiere una conexión a Internet de alta velocidad.

Conferencia web - Se trata de una reunión en línea que utiliza pantallas de ordenador y otros dispositivos. A diferencia de la videoconferencia, que requiere equipos avanzados, la conferencia web puede realizarse con cualquier ordenador y conexión a Internet.

¿Cómo beneficia la videoconferencia a las empresas y a las PYMES?

Mejora de la colaboración

Cuando los empleados o los colegas remotos interactúan de forma regular, les ayuda a aprender unos de otros y a establecer relaciones sólidas. Esto, a su vez, ayuda a fomentar la innovación y la creatividad.

Reducción de los costes de viaje

La videoconferencia es una forma excelente de reducir los costes de viaje. Los empleados que no necesitan viajar pueden permanecer en sus oficinas y colaborar con colegas de otros lugares.

Mejora del servicio de atención al cliente

Al ofrecer un servicio de atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana, puede reducir el número de clientes que quieren hablar con un ser humano. También puede ofrecer un servicio excepcional a los clientes que prefieren ponerse en contacto con usted por teléfono.

Mayor seguridad

Mantener la información valiosa a puerta cerrada puede ayudar a mejorar la seguridad de la empresa. Esto puede ser especialmente importante para las empresas que manejan información delicada, como las agencias gubernamentales y las instituciones financieras.

Mejora del equilibrio entre la vida laboral y personal

para los empleados que prefieren trabajar desde casa, la videoconferencia puede ayudar a reducir la sensación de aislamiento. Esto puede facilitar la conciliación de la vida laboral y personal.

Equipos y accesorios de videoconferencia

Cámaras de videoconferencia

Las cámaras de videoconferencia se utilizan para transmitir imágenes entre los participantes. Tendrás que seleccionar una cámara que pueda transmitir imágenes de alta calidad con el mínimo ruido visual.

Sistemas de videoconferencia de sala o de sobremesa

Estos sistemas están diseñados para agilizar las videoconferencias en las oficinas. Incluyen equipos audiovisuales de alta calidad, así como funciones diseñadas para hacer el proceso más eficiente, como sistemas automatizados para conectar a los participantes y silenciar a los que no sean necesarios.

Equipo de red

Tendrás que asegurarte de que tu red es lo suficientemente robusta como para soportar vídeo de alta calidad. Esto incluye invertir en tarjetas de red y conmutadores de red que puedan gestionar el tráfico de vídeo.

Cableado de red

También tendrás que asegurarte de que tu cableado de red está a la altura.

Hardware y Software informático

Asegurate de que tus ordenadores están equipados con suficiente potencia de procesamiento para manejar el vídeo. Para el caso de Software tendrás que asegurarte de que el sistema operativo de tu ordenador y el software de colaboración son compatibles con el vídeo.

Cómo elegir la plataforma adecuada para tu empresa

La mejor manera de elegir una herramienta de videoconferencia es considerar las necesidades de tu empresa. También deberías tomarte el tiempo de evaluar unos cuantos sistemas diferentes para determinar cuál es el que mejor se adapta a tu empresa.

A continuación se ofrecen algunos consejos para elegir la plataforma adecuada:

Identifique las necesidades de su empresa

El primer paso es averiguar cuáles son las necesidades de su empresa. ¿Cuáles son los mayores retos a los que se enfrenta su equipo? ¿Qué podría mejorarse?

Analice las prácticas actuales de videoconferencia

Una vez que haya identificado las áreas de mejora, debe dedicar tiempo a analizar las prácticas actuales. ¿Qué sistemas se utilizan? ¿Cómo se utilizan?.

Averigüe si su empresa puede beneficiarse de las videoconferencias

También debe considerar si su empresa puede beneficiarse de las videoconferencias. La mejor manera de hacerlo es identificar los retos a los que se enfrenta su empresa y determinar si la videoconferencia podría ayudar a resolverlos.

Identifique sus objetivos de videoconferencia

Una vez que haya identificado las herramientas de videoconferencia que podrían ser útiles para su empresa, debería dedicar tiempo a identificar sus objetivos. ¿Qué quiere conseguir con la videoconferencia?.

Conclusión

La videoconferencia puede ayudar a las empresas y a las PYMES a reducir los costes de los viajes y a mejorar la colaboración entre los empleados y los compañeros remotos. Hay varios tipos de sistemas de videoconferencia disponibles.

Debe considerar las necesidades de su empresa, analizar las prácticas de videoconferencia actuales e identificar los objetivos para elegir la herramienta de videoconferencia adecuada para su organización.

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