-

Últimas publicaciones

Checklist: 7 tips para tener tu sala lista para una reunión exitosa

Al igual que al crear una agenda e invitación previa a la reunión, las empresas deben preparar las salas de reuniones modernas con todo el equipamiento necesario para comenzar a tiempo y desarrollarse sin inconvenientes.

Para asegurarte de que todo salga bien, te recomendamos crear una lista de verificación de equipamiento para salas de reuniones. De esta manera, garantizarás obtener los mejores resultados y reducirás las preocupaciones sobre la efectividad de esos encuentros.

Comienza con lo básico del equipamiento de la sala

Según el tipo de reunión, se necesitarán diferentes tipos de equipos. En algunos casos, puede que requieras que tu equipo lleve sus propios materiales, y si ese es el caso, debes notificarlos en las invitaciones.

De lo contrario, la empresa debe asegurarse de considerar todos los suministros necesarios para que el personal cuente con lo indispensable y así garantizar una reunión exitosa.

Si utilizas salas de reuniones pequeñas o prefieres incorporar reuniones de pie, estas salas deben estar equipadas acorde a esa modalidad. Para reuniones y conferencias más grandes, probablemente se requiera un mayor equipamiento.

Entonces, ¿cuáles son las principales necesidades de tus salas de conferencias?

7 consejos para tener tu sala lista

1. Pizarras

Puede que necesites hacer anotaciones o diagramas en una pizarra para explicar un tema con mayor detalle. Estas pueden ser digitales o tradicionales para usar con marcadores.

2. Las sillas y mesa adecuadas

¿La mesa es demasiado grande y dificulta que la reunión sea más cercana? ¿Las sillas son cómodas para que los asistentes puedan concentrarse en la presentación?

3. Proyector y pantalla adecuados

Revisa la sala donde se realizará la reunión y asegúrate de contar con el equipo correcto y necesario. Pequeños detalles que marcan una gran diferencia.

4. Cables

Tenlos preparados en la sala o asegúrate de adquirir y llevar los correctos. Incluso podrías probarlos con antelación para evitar problemas de conectividad durante la reunión.

5. Equipos de A/V en funcionamiento

Si tu presentación requiere audio, asegúrate también de preparar ese equipo con anticipación. Verifica que los altavoces funcionen correctamente y que tengas las conexiones adecuadas.

6. Equipos de audio o videoconferencia

¿Tu equipo está distribuido o tienes participantes que se unirán de forma virtual o por teléfono? Asegúrate de que tu equipo de videoconferencia esté correctamente configurado para garantizar una comunicación fluida y evitar que alguien se pierda puntos clave durante la reunión.

7. Una cafetera y/o agua caliente para té

Los asistentes necesitan estar atentos y concentrados, asegúrate de ofrecer lo necesario para que puedan mantenerse enfocados.

Existen muchas razones por las que una reunión puede desviarse y terminar siendo improductiva o poco dinámica.

Por eso, asegúrate de contar con las mejores condiciones. Una reunión que no se retrasa por falta de equipamiento tiene muchas más posibilidades de ser productiva. Comienza con una lista de verificación de equipamiento para salas de conferencias y estarás mucho mejor preparado para el éxito.

Impulsa la productividad con espacios de colaboración bien diseñados

Más allá de contar con el equipo adecuado, el diseño y la disposición de tus espacios de colaboración juegan un papel crucial para asegurar reuniones efectivas. Los lugares de trabajo modernos requieren entornos flexibles que fomenten el trabajo en equipo, la creatividad y una comunicación eficiente.

Equipar tus espacios de colaboración con tecnología interactiva, mobiliario ergonómico y conectividad sin interrupciones ayuda a promover discusiones dinámicas y una toma de decisiones más rápida. Estos espacios son esenciales para apoyar tanto reuniones presenciales como híbridas, convirtiéndose en un factor clave para la productividad general del negocio.

Comunicate con nosotros

TEAMS VOICE

MÁS

RESEARCH & DEV

EMPLOYEE EXPERIENCE